干部人事檔案整理的步驟：

  一、檔案材料鑒別分類

（一）材料鑒別

1. 判斷材料是否屬人事檔案、是否屬本人材料，檢查姓名是否一致，防止張冠李戴、同名異人。

2. 檢查材料是否有重復，對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或對象不明確的材料，不能歸檔。

3. 檢查材料是否手續完備。寫的材料、填的表格有無自己簽名，組織上有無蓋章，有無形成日期；新取得的學歷學位材料要通過一定方式進行驗證，確認真實無誤后方可歸檔。

（二） 材料分類

1. 履歷材料：

履歷表和屬于履歷性質的登記表等材料，包括干部履歷表、職工、教師、醫務人員、軍人登記表、簡歷表等。

2. 自傳、報告個人有關事項材料：

本人所寫的敘述經歷、家庭情況、社會關系的自傳性質的材料。

3 考察、考核、鑒定、審計材料：

考察材料；在重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現材料；年度考核登記表，援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業等鑒定材料；后備干部登記表（提拔使用后歸檔）等材料；經濟責任審計結果報告。

4. 學歷、學位、職稱、培訓等材料：

（一）學歷學位材料。高中畢業生登記表，中專畢業生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；學生（學員、學籍）登記表-學習成績表、畢業生登記表，授予學位的材料，畢業證書、學位證書復印件及學歷學位查詢驗證報告，黨校學歷證明；選拔留學生審查登記表等參加出國（境）學習和中外合作辦學學習有關材料；國務院學位委員會、教育部授權單位出具的國內外學歷學位認證材料等。

（2）職業資格和技術職務職稱材料。專業技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業技術職務審批表等材料；職業資格考試合格人員登記表或職業（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表。

（3）科研學術水平材料。當選為中國科學院院士、中國工程院院士的通知；遴選博士生導師簡況表；博士后工作期滿登記表；被評選為專業技術尖人才的材料；科研工作及個人表現評定材料，業務考績材料；創造發明科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文目錄。

（4）培訓材料。為期兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業登記（鑒定）表等材料。

5. 政審材料

上級批復、審查（復查、甄別）結論、調查報告及主要依據與證明材料；本人對結論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結論，的材料；各類政審表；更改（認定）姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料；計算連續工齡審批材料；檔案審核工作中形成的“三齡二歷一身份”認定材料等。

6. 加入黨團材料

中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復組織生活（黨籍）的有關審批材料；中國共產主義青年團入團志愿書；加入或退出民主黨派的材料。

7. 獎勵材料：

表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批（呈報）表、先進、人物登記（推薦、審批）表、先進事跡材料；撤銷獎勵的材料

 8. 違反黨紀、政紀、國法材料：

處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實（調查、復查）報告及主要依據與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除(變更、撤銷)處分的材料；檢察院不起訴決定書、裁定書；公安機關作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。

9. 工資、任免、出國等材料：

(1) 工資材料。

新增人員工資審批表、轉正定級審批表，工資變動（套改）表、提職晉級和獎勵工資審批表，工資變動登記表，工資停發（恢復）通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。

( 2) 任免材料。

錄（聘）用審批(備案)表；選調生登記表及審批材料，應征入伍登記表，招工審批表；取消錄用、聘材料；干部任免審批表及相應考察材料；干部試用期滿審批表；公務員登記表，參照公務員法管理機關（單位）工作人員登記表；公務員調任審批（備案）表，調動審批材料；援藏、援疆、掛職鍛煉登記（推薦）表；授予（晉升）軍（警）銜、海關關銜、法官和檢察官等級審批表；軍人轉業（復員）審批表；勞動合同、退（離）休審批表等材料；自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定，責令辭職的決定，辭退審批表、辭退決定材料；罷免材料。

（3）出國(境)材料

因公出國（境）審批表，在國（境）外表現情況或鑒定等材料；外國永久居留證、港澳居民身份證等的復印件。

（4）代表登記材料。

黨代會，人代會，政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的委員當選通知或證明材料；委員簡歷，代表登記表等。

10. 其他材料：

中學生體格檢查表、錄用體檢表，反應嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的材料；人事檔案報送（交接）單、干部（職工）介紹信；人事檔案有關情況說明。畢業生就業報到證（派遣證），再生育子女申請審批表等有參考價值的材料。

二、檔案材料收集補充

（一）履歷材料

查缺重點：是否有1988年、1999年版干部履歷表。1999年以前參加工作的，須有中央組織部制發的1988年版和1999年版干部履歷表；1999年以后參加工作的，須有1999年版干部履歷表。

補充收集及處理辦法：缺少1988年版干部履歷表的，應到干部員工當時所在單位補充收集，查找不到的，不再重新填寫，可由原單位出具相關證明材料。履歷表無照片、本人簽字，組織印章和填表時間的，應予以補充完善。

（二）考核、鑒定材料

查缺重點：年度考核登記表、鑒定材料是否齊全。檔案中須有干部員工本人列為考核范圍以來歷年的年度考核登記表。有的需要有在重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現材料，援疆、援藏、掛職鍛煉等考核材料，工作調動、轉業等鑒定材料。要注意同干部員工經歷對照，重要經歷等一般都應有組織鑒定或證明材料，不能出現“空檔”。

另外，關于本人的考察材料、后備干部登記表（提拔使用后歸檔）等也屬于考核、鑒定類材料。

補充收集及處理辦法：缺少年度考核登記表，特別是近幾年的，應首先查找補充收集未及時歸檔的原始材料。查找不到的，具備補填條件的可以進行補填，補填的年度考核登記表內容要真實、手續要完備、表格制式要符合當時要求；不具備補填條件的，由當時所在單位黨委（黨組）出具是否參加考核的書面證明材料，參加考核的須注明考核等次。對于原單位已不復存在的，要由現所在單位黨委（黨組）說明原因。以上補填的年度考核表應按實際補填日期填寫，同時在目錄的“備注”欄里注明“補填”字樣。

（三）學歷學位材料

查缺重點：學歷學位材料是否齊全�？偟膩碚f，學歷學位材料一般應包含報考入學、在校學習、畢業等三個階段形成的材料。根據學歷學位層次的不同，材料收集要求如下：

（1）大學、大專學歷。1977年以前入學的，有學歷無學位，檔案中須有高校畢業生登記表或高校選拔學生登記表；1977年恢復高考制度后入學的，須有報考登記表、高校學生學習成績表、高校畢業生登記表和授予學士學位的材料。

（2）碩士研究生學歷。須有報考攻讀碩士學位研究生登記表、碩士研究生登記表、學習成績表、碩士畢業研究生登記表、授予碩士學位決定，參加碩士研究生單獨考試的，還應有專家推薦表。

（3）博士研究生學歷。須有專家推薦書、報考攻讀博士學位研究生登記表、博士研究生登記表、博士研究生學習成績表、博士畢業研究生登記表、授予博士學位決定。

（4）黨校學歷：須有學員成績表、畢業論文評審答辯情況表、畢業學員登記（鑒定）表或黨校學歷證明；

（5）國（境）外學歷、學位：須有國（境）外學校出具的學歷、學位證書。2000年以后獲得的國（境）外學歷學位，還需有教育部留學服務中心出具的認證材料。

補充收集及處理辦法：缺少大、中專以上學歷學位材料的，可到畢業學校查找復印入學登記表（或新生花名冊）、學籍材料、學習成績及畢業生登記表（或畢業生花名冊），并加蓋學校公章或出具證明材料等。缺少入學材料的，也可到當地招生辦公室查找復印當年考試成績、錄取名冊，并加蓋招辦或出具證明材料等。畢業證書學位證書需彩色復印一并存檔。

（四）職稱材料   

查缺重點：檔案中的職稱記載是否有相應評聘材料。要有評聘初級、中級和高級專業技術職務的材料。通過全國統一考試取得會計師、審計師、經濟師等專業技術人員職業資格證書的，應有相應的專業技術資格考試申報表。補充收集及處理方法：缺少職稱材料的，可向本人所在單位

職稱評審單位收集評聘專業技術職務或職稱資格的呈報表或評審表；通過全國統一考試的，補充收集專業技術資格考試申報表；查找不到的，可收集任職資格證書復印件或公布評聘專業技術職務的文件復印件。

（五）培訓材料

查缺重點：1997年以來檔案記載有2個月以上培訓經歷的是否有相應材料。

補充收集及處理方法：缺少1997年以來2個月以上培訓材料的，可以向培訓單位或干部員工本人收集相關的培訓登記表、考核鑒定表、培訓成績表、培訓結業證書等。

（六）政審材料

查缺重點：入黨、入伍、考取研究生等經歷有無政審材料；更改出生日期、工齡的相應材料是否齊全，一般包括原始有效材料、調查報告、組織批復或認定意見、本人說明等。

補充收集及處理方法：按照人員管理權限查找，到原批復單位補充收集相關材料。

（七）黨團材料

查缺重點：根據檔案記載“政治面貌”的情況，是否缺少入黨志愿書、1985年、1990年黨員登記表和加入民主黨派的材料。

停止黨籍后經批準恢復黨籍的，要有審批材料。1985年以前入黨的中共正式黨員，要有1985年黨員登記表；中共正式黨員1990年在省級機關、中央部分駐魯單位和濟南、青島市部分單位和駐濟南、青島市大專院校（包括成人高等院校）的，要有1990年黨員登記表；是民主黨派成員的，要有加入民主黨派的材料。

補充收集及處理方法：

(1)缺少入黨志愿書的，應立即通過多渠道補充收集，確實找不到的，要按照重新填寫的有關規定辦理。一是現所在單位黨組織會同原入黨所在單位黨組織對黨員身份進行甄別，必要時采取實地調查等方式，以確定黨員身份。原單位黨組織出具證明（原單位不存在的，須有現單位黨組織出具證明，縣或縣級以上黨委組織部門審核，證實其黨員身份；二是確定黨員身份后，現所在單位黨組織提出承認其黨員資格的意見，報上級黨組織（縣級或縣級以上黨委組織部門）審查同意；三是根據黨員入黨時實際情況，重新填寫《入黨志愿書》�，F所在單位黨組織在其“備注”，欄中注明原入黨材料丟失的情況和原因；四是現所在單位黨組織將補填的《入黨志愿書》，連同原單位黨組織的有關證明材料，一并存入本人檔案。

（2）缺少（應有而未有）黨員登記表的，到原單位黨委（黨組）或組織人事部門查找登記時的原始文書檔案記載，并據此寫出書面情況說明。

（八）獎勵材料

查缺重點：檔案記載有獎勵記載的是否有相應材料�？h級以上的獎勵材料要齊全，手續要完備，要有審批單位公章和審批時間。 

補充收集及處理辦法：缺少獎勵材料的，一般補充收集相應的獎勵審批表等材料；查找不到的，可收集獎勵證書復印件，也可到表彰單位查找收集獎勵文件。

（九）任免及考察材料

查缺重點：任免及相應的考察材料是否齊全規范

干部檔案中要有與任職經歷相對應的干部任免表。1 9 9 7年以來的干部任免審批表要按規定逐項填寫，任免手續要完善。干部提拔重用的要有考察材料，1 9 9 7年以來的考察材料要有形成材料的單位（或考察人）和時間。補充一點，勞動合同書歸檔要有完整性、連續性。   

補充收集及處理方法：缺少任免材料的，向有關任免單位收集查找。因年代久遠、單位變更等原因確實找不到任免表的，可從文書檔案中復印相應的任免文件代替，注意不得以證明代替。干部提拔重用缺少考察材料的，按照干部管理權限向干部主管部門補充，收集。

注意：補充收集考察材料，要看當時是否履行了考察程序，并形成了考察材料。如當時未履行考察程序，應由考察單位書面說明情況并歸檔，不得重新制作考察材料。

（十）工資材料

審核重點：1 9 9 3年以后的工資材料是否齊全

檔案中要有1993年工資制度改革以來的歷次工資變動審批表，審批手續要完備。

補充收集及處理辦法：缺少1 9 9 3年以后的工資材料的，應向本人當時所在單位查找補充原件入檔。確實查找不到的，可由原所在單位黨委（黨組）出具相關的證明材料，并填寫《工資變動登記表》，注明工資變動起始時間、變動前后檔次、級別和工資額等。

三、檔案材料排序編目

（一）材料排序

1．第一、二  三、七、十類的材料按時序法進行排列。

2. 第五類材料的排序：上級批復、結論或決定（包括個人對結淪或決定的意見），調查報告，證明材料。

3．第六類材料的排序：入團志愿書，入團申請書，團員登記表，

退（離）團材料；入黨志愿書（取消預備黨員資格的組織意見），入黨申請書，轉正申請書，中國共產黨黨員登記表（不予登記的決定、組織  審批意見及所依據的材料，民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表，認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料），退黨材料；加入民主黨派的材料。

 

4. 第八類材料的排序：處分決定（免于或撤銷處分的意見）、本人對處分的意見、調查報告（復查改正有關證明材料）、本人檢查或交待材料（本人主要申訴或申請撤銷處分材料）

5. 第四、九類材料采取二級分類，先按材料的性質，然后對同一小類項目的材料按照時序法由遠至近依次排列。

（二）編目登記

1 ．編目，人事檔案材料的編碼包括順序號、頁碼。順序號包括材料的類號和序號。類號是指對人事檔案材料所劃分的十個大類號，序號是每類中具體材料的排序號。編寫順序號用鉛筆，標在每份材料首頁的右上角。如9-1-2表示為第9份材料第1小類第2份材料。在每份材料右下角編上順序號的同時，按圖書計頁法（即單面為一頁），用鉛筆在材料每面的右下角編上頁碼，頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁；有封面的材料從封面開始編寫；空白紙和托裱襯紙不計頁數；復印件和原件應該視為一份材料，統一編寫頁數。

2. 登記，根據排好序的檔案材料在目錄中登記錄入。

(1)“材料名稱”根據材料題目填寫，其中第五類“政審材料”的證明材料，要寫明誰證明誰的什么問題，不能簡單地只寫“證明材料”幾個字；

(2)“材料形成時間’’填寫材料落款時間，其中有多個時間的材料，一般以最后的時間為準，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準；

(3)“頁數”按照編好的頁數如實填寫；

(4)“備注”填寫需要說明的情況，其中，歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，如附有考察材料的干部任免審批表、復印件等情況要在目錄備注欄注明。

(5) 每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三類、第四類、第九類等。

四、檔案材料加工裝訂

（一）復制

由于年代較久，引起紙張變質、墨水褪色、字跡模糊，或采用鉛筆、圓珠筆、藍色墨水、復寫紙書寫等材料，應采用復印、掃描等方法進行復制，以便以后保管和利用。

復制應保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改．復制后的材料應清晰，附在原件后，與原件作為一件。復制件完成時，必須認真校對，要注明出處、復制時間、復制人，加蓋材料出具單位或人事關系所在單位組織人事部門的印章，確保復制材料真實有效。因字跡不清原因復制的，原件和復制件同時歸入檔案，復制件放在原件的前面。

（二）技術加工

技術加工檔案材料以A 4規格的紙張作為樣式，大于A4或小于1 6開的材料均應進行技術加工。

1. 檔案材料上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。

2．幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊（一般前折）后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。對于超出A 4紙大小(297×210mm)的文字材料，可進行剪裁或折疊，剪裁時不得損壞材料上的文字、印章、圖形等內容，同時須在左側留出2 5 mm的裝訂空間。

3、對破損、卷角、折皺、幅面過小的材料，通過單面裱糊、夾面裱糊等方法固定在白色襯紙上，對檔案材料進行保護。裱糊后的材料要晾干、壓平、切剪，注意不能在陽光下暴曬或使用高溫燙烤。

4．對左側裝訂邊過窄、裝訂線內有文字的材料，或者紙張較薄、 裝訂時容易破損的檔案材料，要采取加邊包邊的方法加以保護。

5．為方便檔案利用和后續材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

三）檔案材料裝訂

裝訂要求采用中組部統一標準的人事檔案盒。

1. 人事檔案打孔時，要采用專用打孔機，打孔機口徑5mm.打孔完畢裝訂時，檔案目錄置于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案中原有小于A4紙型且已經經按照要求整理裝訂的檔案材料，可以裱糊成A4型紙，也可以維持原狀。

2. 檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側的空白邊不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。

注意：裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”，干部人事檔案如果太厚（厚度超過3.5厘米），可以分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料及對應目錄分在同一卷中，也可以用標準的4.5厘米、5.5厘米人事檔案盒。目錄打印時應單面打印。檔案盒背脊應附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。

五、有關工作要求

1．依法依規補充收集歸檔材料�！吨腥A人民共和國檔案法》規定，“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有。國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”�！陡刹繖n案工作條例》  第二十二條規定：；“各級黨和國家機關、人民團體、企事業單位的有關部門，要建立主動送交干部檔案材料歸檔的工作制度，及時的將新形成的干部檔案材料送交有關干部檔案管理部門歸檔”。

2．規范材料收集渠道。檔案材料原則上通過單位組織人事部門收集并送交存檔。對繞過單位組織人事部門送交的個人檔案材料，檔案管理部門應不予接受。

3. 為確保檔案安全，整檔時嚴禁吸煙，茶杯遠離檔案。

4. 不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；不得擅自處理或銷毀檔案材料。

5．注意核對，防止丟失檔案材料和泄露檔案內容。

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